Jedno okienko - czyli jak założyć działalność

Poradnik z zakresu tzw. jednego okienka
Nowe przepisy dotyczące rozpoczynania działalności gospodarczej oraz rejestrowania jej w ewidencji działalności gospodarczej wchodzą w życie 31 marca 2009 r.1 Od tego dnia osoba fizyczna rozpoczynająca działalność gospodarczą będzie składać jeden zintegrowany wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej tylko w urzędzie gminy. Wzór wniosku określony w rozporządzeniu Rady Ministrów, będącym aktem wykonawczym do ustawy Prawo działalności gospodarczej, dostępny jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów dostępnym w Internecie na stronie www.crd.gov.pl

Zgodnie z ustawą Prawo działalności gospodarczej wniosek może wpłynąć do urzędu gminy następującymi drogami:
1. Jako formularz papierowy przyniesiony przez samego przedsiębiorcę albo jego pełnomocnika,
2. Jako formularz papierowy, przesłany listem poleconym, z notarialnym potwierdzeniem własnoręczności podpisu wnioskodawcy,
3. Elektronicznie przesłany za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej urzędu gminy niepodpisany elektronicznie,
4. Elektronicznie przesłany za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej urzędu gminy podpisany elektronicznie.

1. Podjęcie działalności. Należy pamiętać, że przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą już w dniu złożenia wniosku z wyjątkiem złożenia wniosku w wersji
elektronicznej bez podpisu elektronicznego. Z rozpoczęciem działalności gospodarczej nie trzeba bowiem czekać na rejestrację i otrzymanie wypisu z rejestru (poza działalnością określonego rodzaju, tj. podlegającej reglamentacji). Dlatego procedura przyjęcia wniosku i wpisu powinna być bardzo szybka. Ustawa nie przewiduje dla gmin terminu na dokonanie wpisu. Przewiduje jednak niezwłoczne wydanie przedsiębiorcy zaświadczenia o wpisie w ewidencji. Pożądane jest załatwianie spraw ewidencyjnych przedsiębiorców składających wniosek osobiście „od ręki”, w innych przypadkach niezwłocznie.

2. Wypełnianie wniosku. Wniosek w formie papierowej powinien być wypełniony wyraźnie, literami drukowanymi i bez skreśleń bowiem wniosku z poprawkami nie przyjmą naczelnicy urzędów skarbowych i jednostki terenowe ZUS. W przypadku pomyłki nie ma jednak bezwzględnego wymogu wypełniania wniosku od nowa. Jeżeli wnioskodawca się pomylił, powinien jednak wypełnić dodatkowy dokument EDG-POPR, w którym wskaże rodzaj formularza, numer rubryki wraz z polem oraz nową, poprawną treść tego pola. Dokument EDG-POPR podpisuje zarówno składający, jak i organ ewidencyjny. Kopię dokumentu EDGPOPR
organ ewidencyjny przekazuje pozostałym urzędom wraz z kopią wniosku.

3. List polecony. Jeżeli wniosek został przesłany do gminy listem poleconym, podpis wnioskodawcy musi być poświadczony przez notariusza i to należy sprawdzić w pierwszej kolejności. Jeżeli wniosek przesłany listem zawiera błędy należy wezwać wnioskodawcę do ich skorygowania (złożenia nowego wniosku albo złożenia części EDG-POPR) w standardowym trybie postępowania administracyjnego.

4. Pełnomocnik. Jeżeli wniosek jest składany przez pełnomocnika przedsiębiorcy, należy do niego dołączyć waŜne pełnomocnictwo. Kopię pełnomocnictwa (poświadczoną przez pracownika gminy za zgodność z oryginałem) należy przekazywać wraz z kopią wniosku do urzędu statystycznego, skarbowego oraz jednostki ZUS/Centrali KRUS.

5. Decyzja odmowna. Przesłanki wydania decyzji o odmowie wpisu pozostają bez zmian w stosunku do dotychczasowych przepisów.

6. Opłaty. Złożenie wniosku i wydanie zaświadczenia o wpisie nie podlegają żadnym opłatom.

7. Części wniosku. W każdym wniosku powinna być wypełniona część EDG-1 (obie strony), zgodnie z opisem zawartym w instrukcji oraz część EDG-RB, jeżeli przedsiębiorca posiada rachunek bankowy. W przypadku przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w wielu miejscach konieczne może być złożenie części EDG-MW. W przypadku przedsiębiorców deklarujących wykonywanie więcej niż 10 rodzajów działalności konieczne jest złożenie części EDG-RD. Pracownik urzędu gminy jest zobowiązany do sprawdzenia wniosku pod względem formalnym. Dotyczy to jednak tylko danych identyfikacyjnych wnioskodawcy/pełnomocnika oraz danych z wniosku podlegających wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej.

8. Zakres danych ewidencyjnych jest określony w art. 7b ust. 2 oraz art. 7ba ust. 1 ustawy – Prawo działalności gospodarczej i obejmuje:

1) oznaczenie przedsiębiorcy

2) numer PESEL, o ile taki posiada,

3) numer NIP, o ile taki posiada,

4) oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu przedsiębiorcy, a jeżeli stale wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania - również wskazanie tego miejsca i adresu zakładu głównego, oddziału lub innego miejsca,

5) określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD2007),

6) wskazanie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej,

7) numer telefonu kontaktowego i adres poczty elektronicznej, o ile przedsiębiorca posiada,

8) informacje o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej oraz o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej.

9. Brak NIP. Wniosek może być złożony przez osobę nieposiadającą numeru NIP (obcokrajowiec, osoba, która nigdy nie osiągała przychodów podlegających opodatkowaniu itp.). Taki wniosek jest ważny i należy go przyjąć. W pierwszej kolejności wniosek taki jest wysyłany wraz z zaświadczeniem o wpisie w ewidencji do urzędu statystycznego i naczelnika urzędu skarbowego. Po otrzymaniu zwrotnie od naczelnika urzędu skarbowego nadanego numeru NIP (w dowolnej formie: odpis decyzji, pismo itp.), naleŜy wniosek i wpis uzupełnić o NIP, a następnie przesłać do ZUS albo Centrali KRUS. Do kopii wniosku i zaświadczenia o wpisie należy dołączyć kopię dokumentu otrzymanego od naczelnika urzędu skarbowego (poświadczonego za zgodność z oryginałem).

10. Dane adresowe. Wszelkie dane adresowe powinny być podawane w formacie i brzmieniu zgodnym z oznaczeniem bazy adresowej TERYT. Nie oznacza to jednak takiego obowiązku, tylko zalecenie. Podanie adresu w sposób jednoznaczny i nie budzący wątpliwości, ale nieodpowiadającego nomenklaturze rejestru TERYT nie może być podstawą do odrzucenia wniosku. Należy zachęcać wnioskodawców do stosowania oznaczeń TERYT wskazując stronę internetową GUS http://www.stat.gov.pl/broker/access/index.jspa jako źródło informacji.

11. Firma przedsiębiorcy i spółki cywilne. Przedsiębiorca działa pod firmą, w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Firmą jest imię i nazwisko oraz ewentualnie inne, dowolne określenia z zastrzeżeniem, że nie będą one wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu i miejsca jego działalności oraz źródeł zaopatrzenia. Oznacza to, że przedsiębiorca ma jedną firmę i zawsze podaje tę samą w obrocie prawnym i gospodarczym. W szczególności nie może posługiwać się „różnymi firmami” będącymi np. nazwami poszczególnych sklepów, np. raz „Jan Kowalski Sklep Spożywczy Jaś”, a innym razem jako „Jan Kowalski Delikatesy Staś”. W związku z tym przedsiębiorca dokonując wpisu w ewidencji musi na wniosku EDG-1 w pozycji dotyczącej oznaczenia przedsiębiorcy, którego wniosek dotyczy podać taką firmę, jaką posługuje się w obrocie. Nie ma przy tym żadnych ograniczeń co do jej długości. Natomiast w części EDG-MW zawierającej informacje o dodatkowych miejscach wykonywania działalności dopuszcza się podanie nazwy zwyczajowej dla tych jednostek lokalnych. Spółka cywilna nie posiada firmy w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego ponieważ nie jest przedsiębiorcą. Przedsiębiorcami są jedynie wspólnicy spółki cywilnej.

12. PKD. Przedsiębiorca jest obowiązany do końca 2009 r. podawać rodzaj wykonywanej działalności również według kodów PKD2004. Nie jest to jednak dana ewidencyjna dla organów gmin, lecz informacja wymagana przez urzędy statystyczne. Należy zwrócić wnioskodawcy uwagę, aby zarówno w kolumnie odpowiadającej PKD2007, jak i PKD2004, na pierwszym miejscu każdej z nich została wskazana działalność przeważająca. Przedsiębiorcy często deklarują wykonywanie bardzo wielu rodzajów działalności, co nie ma odzwierciedlenia w rzeczywistości i z reguły jest zupełnie zbędne. W związku z tym sugerujemy dokonywanie podstawowej weryfikacji tych zgłoszeń. Przykładowo przedsiębiorca podający we wniosku kod PKD 55.10.Z odpowiadający prowadzeniu działalności hotelarskiej powinien podać we wniosku dodatkowe miejsce wykonywania działalności będące hotelem. Analogicznie należy postąpić np. z kodami 56.10.A (gastronomia) czy 33.15.Z (naprawa statków i łodzi). Późniejsze ewentualne uzupełnienie wpisu nie podlega opłacie. Dla potrzeb urzędu statystycznego rodzaje wykonywanej działalności podaje się również osobno dla każdego miejsca wykonywania działalności. W związku z tym część wniosku oznaczona EDG-RD może stanowić dalszy ciąg zarówno części zasadniczej EDG-1 (dodatkowe rodzaje działalności przedsiębiorcy), jak i części EDG-MW (dodatkowe rodzaje działalności wykonywanej w dodatkowym miejscu). W związku z tym część EDG-RD musi jednoznacznie wskazywać informację, czy stanowi ona kontynuację części EDG-1 czy też EDG-MW (oznaczanie przez wnioskodawcę poszczególnych egzemplarzy powalające na powiązanie właściwych części wniosku EDG-1 między sobą).

13. KRUS. Jeżeli wniosek składa osoba uprawniona do ubezpieczenia w KRUS, ma ona prawo załączyć zaświadczenie o kwocie naleŜnego podatku od przychodów z działalności gospodarczej za poprzedni rok. Nie musi jednak tego robić. Należy zwrócić uwagę, którą opcję przekazywania do KRUS tego zaświadczenia dana osoba wskazała we wniosku.

14. Brak miejsca na dane. Jeżeli w rubrykach wniosku papierowego zabraknie miejsca na wypełnienie danymi (nie dotyczy to danych zamieszczanych w częściach EDG-MW, EDGRB i EDG-RD), dopuszczalne jest dopisane tych danych na marginesie czy dodatkowej karcie i parafowanie przez wnioskodawcę. Z zastrzeżeniem, że skreślanie i poprawianie danych jest niedopuszczalne (w takim przypadku należy użyć części EDG-POPR). Problem ten nie dotyczy formularzy elektronicznych – tutaj miejsce na wpis jest nieograniczone (poza polami zdefiniowanymi, jak np. numery).

15. W części EDG-MW używa się pojęć z zakresu przepisów o statystyce publicznej. Jednostka lokalna to zorganizowana całość (zakład, oddział, filia itp.) położona w miejscu zidentyfikowanym odrębnym adresem, pod którym lub z którego prowadzona jest działalność przez co najmniej jedną osobę pracującą, przy czym wyjątkowo:

• zakłady samodzielnie bilansujące zlokalizowane pod jednym adresem są odrębnymi jednostkami lokalnymi,

• objęte odrębną rejestracją prawną organizacyjne części podmiotów (np. szkoły prowadzone przez osoby fizyczne) są jednostkami lokalnymi,

• jednostki prowadzące działalność w zakresie transportu są jednostkami lokalnymi według miejsc, z których wydawane są polecenia lub organizowana jest praca,

• jednostki prowadzące działalność w zakresie budownictwa są jednostkami lokalnymi według miejsca, w którym przyjmowane są zlecenia na wykonawstwo robót budowlanych i pomocniczych albo wykonywane są prace zarządu, albo prowadzona jest organizacja pracy budowlanej i pomocniczej: place budów (miejsca realizacji

poszczególnych budów) nie są jednostkami lokalnymi,

• sprzedaż obwoźna, obnośna oraz punkt sprzedaży detalicznej bez stałej lokalizacji jak równiez prowadzenie usług wyłącznie u klienta jest jednostką lokalną w miejscu zamieszkania osoby fizycznej. Dla potrzeb złożenia wniosku należy przyjąć uproszczenie, że pojęcie „jednostki lokalnej” jest tożsame z określeniami zawartymi w ustawie Prawo działalności gospodarczej: „oddział”, „miejsce wykonywania działalności”. Należy zauważyć, że wobec tego nie każde zgłoszone przez wnioskodawcę w części EDG-MW dodatkowe miejsca wykonywania działalności gospodarczej, będzie podlegało wpisowi w rejestrze REGON. Urzędy statystyczne będą wpisywały jedynie te dodatkowe miejsca wykonywania działalności, które spełniają wymagania przewidziane dla jednostki lokalnej przedstawione powyżej. Jednym z kryteriów, oprócz odrębnego adresu, będzie podana przez wnioskodawcę w części EDG-MW przewidywana liczba pracujących i przewidywana liczba zatrudnionych (rubryka 14 i 15) przy każdym dodatkowym miejscu wykonywania działalności.